Como organizar documentos da casa - Minimalismo Organizado

Como organizar documentos da casa? Essa é uma dúvida bastante comum e é importante que a gente tenha os documentos principais sempre guardados de forma organizada. Fazendo isso poderá poupar muita dor de cabeça e tempo. Pensando em compartilhar dicas de como faço aqui em casa e como pesquisei para fazer do jeito certo, trouxe 7 dicas para que você guarde os documentos da casa e não os perca, nem os mantenha por mais tempo que o necessário.

Já aconteceu com você de precisar de um documento que você sabe que guardou mais não lembra onde? Ou então, precisou comprovar o pagamento de um imposto ou de alguma conta da casa e não sabe onde foi parar o comprovante? Já pensou o quanto a falta de organização dos principais documentos da casa pode trazer preocupações extras? Até fazer gastar dinheiro em dobro porque não consegui comprovar o pagamento anterior?

Pois é! Ter os documentos da casa organizados é essencial e é mais fácil do que você pode imaginar!

Confira a seguir as dicas que separei e indicação de leituras complementares sobre como organizar documentos.

1. Tenha pastas de cores diferentes para cada membro da família.

Ter pastas de cores diferentes para cada membro da família é um sistema que pode funcionar muito bem, pois visualmente será mais fácil encontrar a pasta de cada um quando precisar. É importante categorizar e usar etiquetas para identificar o conteúdo que terá em cada pasta. Por exemplo, quem for a cor azul, poderá ter 1 ou 2 pastas para seus documentos nessa cor.

Você encontra várias opções clicando AQUI !

2. Pasta sanfonada para documentos em comum da casa.

Uma boa opção para as contas e documentos em comum da casa é usar uma pasta sanfonada e em cada divisória guardar um tipo de documento ou comprovante de pagamento. Isso porque elas são bem úteis e práticas de serem manuseadas, vêm com elástico e divisórias que permitem colocar etiquetas para fácil identificação.

Existem diversos modelos e quantidade de divisórias. Você pode conferir alguns modelos aqui nesse Link !

Nelas, você poderá guardar, por exemplo contratos de prestação de serviços (telefonia, internet). Poderá, ainda, arquivar comprovante de pagamentos de impostos, garantia de eletrodomésticos e serviços etc. Todavia, é importante separar bem nas categorias e lembrar de colocar etiqueta de fácil identificação.

3. Guardar todos os documentos no mesmo lugar.

Tão importante quanto organizar os documentos da casa, é guardá-los no mesmo lugar. Assim, sabendo que você já separou cada um por tipo e a quem pertence, e já fez a classificação, ficará bem mais fácil encontrar se todos estiverem guardados no mesmo local. Você pode guardar em um armário ou no seu escritório, ou a depender da confidencialidade do documento, até dentro de um cofre.

4. Como guardar os documentos?

Para armazenamento, você pode usar, por exemplo, um arquivo suspenso ou uma caixa organizadora. Aqui na nossa casa, usamos para isso uma caixa organizadora como essa abaixo, pois assim, consigo guardar todos no mesmo lugar e evito que recebam muita poeira.

Contudo, se você preferir uma caixa para documentos, mesmo, ao invés de uma caixa organizadora como a acima, você pode encontrar diversos modelos, como esses AQUI !

5. Fique atento ao prazo de guarda de cada documento.

Cada documento deve ser guardado pelo tempo necessário que você precise dele para alguma comprovação. Escritura de imóveis, por exemplo, deverão ser guardadas por todo o tempo que você for dono do imóvel.

Impostos você deve guardar por 5 anos (6 anos, na verdade, pois o 1º ano de exercício financeiro não conta), contratos durante o período contratual, até que sejam substituídos por outro e os comprovantes de pagamento. Cada documento terá sua tabela de temporalidade específica e para saber quanto tempo você deverá guardar os principais, deixo o link abaixo para complementar a leitura:

Guarda de documentos e a tabela de temporalidade documental: por quanto tempo devo guardar os documentos?

Mas, antes que você clique nele para conferir o tempo de cada documento, confira as 2 últimas dicas de como organizar os documentos!

6. Arquive o documento imediatamente

Arquive o documento imediatamente após o uso, ao pagamento, e evite que ele fique solto pela casa. Vale muito a pena ter esses documentos bem organizados pois poupará muita dor de cabeça e tempo.

7. Digitalize sempre que possível!

Sempre que possível, digitalize os documentos, mas lembre de quando salvar no computador/HD externo, nomear de forma que você vá encontrar fácil. De nada adianta guardar e não saber como encontrar depois. Isso vale para documentos físicos ou digitalizados. 😀

Hoje em dia ficou mais fácil a digitalização de documentos, pois podemos utilizar até mesmo algum aplicativo no smartphone, não é mesmo? Mas, caso você queira ter ou já tenha uma digitalizadora em casa, essa opção acredito que faz um trabalho melhor.

Existem, inclusive, caso ainda você não conheça, aparelhos portáteis para digitalizar documentos. Veja alguns modelos deles AQUI! Os preços variam a partir de R$ 200,00 (valor pesquisado em 09/01/2024).

E aí? Como organizar os documentos da casa ficou mais tranquilo para você depois dessas dicas? Agora é só colocar a mão na massa, fazer aquela boa revisão dos documentos e organizar! Vai valer muito a pena fazer essa organização!

Kiria